CR - Session #03 : Adaptation

L’adaptation est l’un des 12 principes du management de projets énoncés dans la partie « standard » du PMBOK 7 . Elle fait également l’objet d’une section à part entière dans la partie « guide » du PMBOK 7. Elle consiste à adopter la BONNE approche de management de projet en fonction du contexte de l’organisation et de son environnement.

Les étapes de l’adaptation

L’adaptation se fait en 4 étapes :

Sélectionner l’approche initiale : Cycle en V ? Agile ? Hybride ? …
Adapter à l’organisation : Vérifier si, par exemple, l’organisation possède les ressources, ... ;
Adapter au projet : Obtenir les ressources, les former puis mettre en place un cadre de mise en œuvre de l’approche, … ;
Mettre en œuvre des améliorations continues : Vérifier continuellement que l’approche est adaptée au projet en se basant notamment sur le retour d’expérience (REX).

Le processus d’adaptation

Le processus d’adaptation se rapporte aux projets, à l’organisation et aux facteurs environnementaux.

A partir des éléments tels que : le cycle de vie et l’approche de développement, les processus, l’engagement des parties prenantes, les outils, les techniques et artefacts, le processus d’adaptation influe sur les domaines de performance pour la création de valeur.

Lorsqu’il est bien mené, il peut favoriser la satisfaction client, l’engagement de l’équipe projet et l’utilisation de ressources plus efficaces.

Par exemple, l’approche de management de projet (traditionnel, agile, hybride) peut se faire en partant des critères tels que les besoins du management, la nature du projet, les caractéristiques de l’organisation, du secteur d’activité ou de la technologie, etc.

Quelques exemples d’adaptation en management d projet

Plusieurs aspects du projet peuvent être adaptés : le cycle de vie et le choix de l’approche de développement, les processus, l’engagement, les outils, les techniques et artefacts.

En guise d’exemple, nous pouvons évoquer :

Le cycle de vie et l'approche de développement : Le COVID a permis à des laboratoires pharmaceutiques de mettre en place des approches agiles pour réduire la durée du développement du vaccin COVID, la faisant passer de 20 ans à 1 an ;
Les processus : afin d’atteindre des objectifs stratégiques, certaines organisations n’hésitent pas à procéder à une adaptation de leur structure organisationnelle ;
Les outils: avec le coronavirus, on a vu apparaître la mise en place et le déploiement du télétravail avec la mise en œuvre d’outils adaptés, comme par exemple Microsoft teams, Zoom, Google Meet …

Les organisations ont dû s'adapter pour sécuriser les outils en parallèle au déploiement massif du télétravail.

Les techniques et artefacts : Former les managers et les seniors aux outils collaboratifs en les accompagnant dans la conduite du changement.

Les informations importantes mentionnées ci-dessous sont relatives aux questions-réponses

Dans cette partie, une série de précisions ont été apportées à savoir :

La notion d’adaptation faisait-elle partie des versions antérieures de PMBOK ?
Quel sont les signaux qui doivent alerter les acteurs du projet sur les besoins en adaptation ?
La mise en avant, de plus en plus prononcée, du concept de l’agilité remet t-elle en cause les représentations du Gantt ou du WBS ?
Pour la mise en œuvre d’une approche agile dans une organisation, est-ce mieux de faire appel à des entreprises de conseil ou faudrait-il la réaliser en l’interne ?

Les réponses apportées ont été les suivantes :

Dans les versions précédentes du PMBOK 7, il est régulièrement spécifié que le manager de projet a en charge d’adapter le corpus du PMBOK aux spécificités du projet, son environnement et donc de sa situation. Ce processus n’était pas explicite comme il l’est actuellement dans la version 7 du PMBOK qui a mis en exergue le mécanisme d’adaptation. Ce mécanisme est plus qu’un processus, c’ est une compétence à avoir pour gérer les projets de taille et de délais relativement importants.
L’adaptation peut découler d’une série de questions qu’on peut se poser sur les différents aspects du projet. En fonction des domaines de performance du projet, une série de questions (non exhaustives) est proposée au paragraphe 3.5 de la partie « guide » du PMBOK 7. Ces questions peuvent donner des indications d’adaptation au projet.
La notion d’agilité n’est pas absolue en elle-même, car elle ne peut à elle seule englober tous les domaines d’activité. Il existe des domaines où l’approche prédictive avec le WBS ou le Gantt sera toujours la mieux adaptée. Nous pouvons noter qu’il apparait d’autre part des méthodes de gestion de projets qui intègrent le WBS, le Gantt ou d’autres outils de management de projets prédictifs aux projets gérés avec l’approche agile. Ces outils doivent donc être vus comme faisant plutôt partie d’une boîte à outils où on peut se procurer celui qui est le mieux adapté au contexte du projet
Le choix de la méthode de transition d’une approche de management de projet à une autre dépend de l’objectif de chaque organisation. Dans tous les cas, pour mettre en place l’approche agile dans une organisation habituée aux méthodes prédictives, le but de tout instructeur (ou préparateur) devra être de rendre autonomes les acteurs concernés. L’agilité est plutôt un état d’esprit à acquérir plutôt qu’une série de pratiques strictes à mettre en œuvre.

Avec l’outil collaboratif, Klaxoon, les participants ont soumis les mots les plus importants à retenir de la présente séance.

Parmi ces mots : L’Agilité a été celui qui a été le plus mentionné par un nombre important de participants, pour cette thématique de l’adaptation. La bonne qualité de l’intervention des présentateurs, l’interaction positive avec les participants à travers la formulation de questions pertinentes et de partage d’anecdotes ont rendu cet atelier dynamique, positif et captivant.

Support de présentation (Télécharger)

Article rédigé par Narcisse HOUNSA

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