Rennes - Projets complexes : Pensez gestion de programme

Logo AtlanticVos projets deviennent complexes ? Pensez « management de programme » !

Le management de programme, réalité dans les pays anglo-saxons, n’est pas encore très connu ni utilisé en France et en Europe continentale. Dans un environnement de plus en plus mouvant, il est pourtant une solution à la multiplicité de projets complexes, ceux-ci aboutissant fréquemment à des échecs.

Le 3 novembre dernier, dans les locaux de l'INSA de Rennes et devant un public de plus de 40 personnes, Jean Gouix (PMP®, PgMP®) et Martial Bellec (PMP®, PgMP®) ont partagé leur expérience du management de programme et des modalités de sa mise en œuvre au sein des organisations.

Qu’est-ce qu’un projet complexe ?

Un projet complexe est à la fois ambigu et incertain.

L’ambiguïté du projet est la conséquence de l’absence d’un avis commun sur les objectifs du projet, les acteurs et les modalités de mise en œuvre.

Contrairement à l’ambiguïté, l’incertitude est davantage liée à la finalité du projet. Elle provient du fait que l’issue n’est pas contrôlée à cause de l’indisponibilité des informations et des nombreux changements pouvant avoir lieu avant l’arrivée à terme du projet.

Par ailleurs, lors de sondages, les caractéristiques des projets complexes qui sont ressorties sont les suivantes : la dépendance et le dynamisme des systèmes, les multiples parties prenantes et l’ambiguïté du projet.

Qu’est-ce qu’un programme ?

Un programme est un ensemble de projets qui, managés de façon coordonnée, va permettre de générer des ‘bénéfices’ supérieurs à ce que les projets auraient pu générer s’ils avaient été managés de façon indépendante.

Le programme est un lien entre le portefeuille (portfolio) qui se préoccupe essentiellement de l’aspect stratégique, et les projets qui se situent davantage au niveau tactique. 

Lorsqu’un projet est complexe et stratégique, c'est-à-dire vital pour la vie de l’organisation, la gestion au sein d’un programme s’impose. Elle permet de limiter l’ambiguïté au sein des projets et de fournir au niveau du programme une agilité dans la coordination.

Déroulement et mise en place d’un programme

Les nombreuses et diverses parties prenantes, tout comme les forts enjeux politiques conduisent à établir des catégories d’acteurs du programme. La classification se fait en termes d’intérêt pour le projet combinée à l’énergie déployée, et permet d’identifier les soutiens et les opposants afin de mieux les gérer pour limiter les risques.

La gestion des bénéfices passe par la mise en place d’un cycle de vie du programme. Celui-ci comporte cinq phases : la préparation du programme et l’initialisation du programme (où les bénéfices attendus sont définis), la mise en place du programme (où les bénéfices sont analysés et planifiés), la réalisation des bénéfices et enfin la fermeture du programme (où les bénéfices sont consolidés). Un programme est clos lorsque tous les bénéfices ont été réalisés, en cas d’échec ou encore quand il n’est plus nécessaire du fait de changements stratégiques.

L’instauration d’une gouvernance, à travers un Comité Directeur (Steering Committee ou Governance Board) permet la définition de règles claires, communes pour les passages d’étapes au sein des projets composant le programme.

Une bonne gestion de ces trois aspects permet de réduire la complexité au niveau des projets et ainsi tirer les avantages de la mise en place du programme.

La mise en place d’un programme en entreprise passe par une forte implication du sponsor et par une bonne définition des rôles entre le directeur de programme et les chefs des projets qui le composent.

Une connaissance approfondie des programmes est également requise. La formation PgMP® est à ce titre une référence et permet de maîtriser toutes les subtilités de la gestion de programme.

Grand merci à Jean et Martial pour cette soirée à la fois instructive et conviviale!

L’équipe des volontaires PMI France - Branche Atlantique - Pôle Rennes

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