Mulhouse - Communauté de pratiques - Quels outils pour une communication efficace dans une équipe projet?

Ce compte-rendu résume les échanges lors de la communauté de pratique du jeudi 12 septembre 2019 à Mulhouse (chez Aleos).

La vingtaine de participants venaient de divers domaines techniques et travaillaient dans des environnements localisés mais également en équipes virtuelles.

 

Rôles et rituels d'équipes

Les nouvelles méthodes comme l'AGILE mettent l'accent sur les rituels : mêlées quotidiennes, revues de planification etc.

Ces rituels peuvent être mis en place également dans les projets plus traditionnels. Certains pratiquent  par exemple les réunions "feu de camp" : 5 minutes chaque matin en équipe autour d'une table ou d'un objet pour échanger sur les sujets majeurs.

Le lieu peut être fixe ou tournant afin d'éviter la routine.

Les journaliers non "ritualisés" sont souvent dépendant des lieux comme l'espace fumeur ou la machine à café. Ces réunions informelles permettent aux personnes de parler de manière plus libre et cela est particulièrement efficace pour les sujets compliqués.

Les points réguliers peuvent se faire dans un lieu fixe mais parfois le chef de projet fait le tour des membres de l'équipe pour aller sur le "territoire" des autres.

Selon les tailles de projets et les cultures d'entreprises, les rituels se font avec toute l'équipe ou par niveau hiérarchique. 

Le chef de projet n'a pas forcément à participer à tous les rituels, l'autonomie de l'équipe de production est à privilégier.

 

Rituels de management

Dans les milieux opérationnels (service logistique par exemple) les cycles de temps sont plus longs que dans un projet et le management est plus ritualisé. Les points de management en 1 à 1 sont plus formels alors que dans les projets ils sont plutôt mis en place selon les besoins et les opportunités.

Ces rituels sont particulièrement utiles s'ils sont planifiés tout en laissant l'agenda libre pour le collaborateur.

Le management est efficace si le temps qui lui est consacré est séparé du temps de la gestion de projet plutôt orienté partage d'informations, reporting et organisation. Il permet aux membres de l'équipe de s'observer et de s'améliorer, comme lors des rétrospectives dans les méthodes AGILE.

Le rituel de management doit permettre aux personnes qui ne se livrent pas facilement de se sentir à l'écoute. L'objectif principal est d'établir la confiance. La confiance permet de considérer les problèmes comme concernant l'équipe et pas seulement les individus.

En équipe virtuelle la mise en place des 1 à 1 est compliquée mais pourtant encore plus nécessaire afin de limiter les effets négatifs de la distance.

Dans les organisations matricielles, les 1 à 1 sont plutôt organisés avec le responsable fonctionnel. Mais le chef de projet doit trouver le moyen de faire vivre le management également dans l'organisation du projet.

Les rituels permettent aussi une prise de recul par rapport aux événements, surtout lorsque le travail se fait via des outils collaboratifs qui imposent un rythme d'échange presque instantané.

La fréquence de management doit être adaptée aux profils des personnes. Certaines ont besoin d'un suivi et d'encouragements réguliers, chef de projets est au service de l'équipe selon les règles du "servant leadership" :

  1. Ecoute, de l’importance de la communication et de l’identification de la volonté des gens
  2. Empathie, compréhension des autres et acceptation de ce qu’ils sont vraiment
  3. Aide, doté d’une capacité d’apporter son aide en permanence
  4. Etre éveillé, en pleine conscience
  5. Persuasion, convaincre par les arguments et non en se reposant sur sa posture d’être « au pouvoir »
  6. Conceptualisation, penser au-delà des besoins du présent et les étendre dans un futur possible
  7. Prévoyance, anticiper les situations et travailler avec son intuition
  8. Être à l’écoute des besoins des autres, être digne de confiance
  9. Engagement dans l’évolution des personnes, d’un point de vue personnel, professionnel et spirituel
  10. Construire une communauté, parce que les communautés locales sont essentielles dans la vie des collaborateurs.

La notion de tutoiement/vouvoiement a été discutée : le tutoiement permet une meilleure mise en confiance mais le vouvoiement permet de rester à l'aise vis à vis des relations hiérarchiques. L'important est de ne rien imposer même si la culture de l'entreprise incite à une attitude générale en particulier.

 

Techniques de communication

L'outil DISC permet d'adapter sa communication à 4 grands profils de personnalités. L'objectif n'est pas de manipuler mais d'agir de manière efficace sur le travail. Le chef de projet doit savoir faire l'acteur, adapter son profil à celui de la personne en face.

Dans certaines entreprises les techniques de communication font parfois parties de la boîte à outils du chef de projet, jusqu'à afficher officiellement les profils de personnalités. Mais il est important de ne pas caricaturer les personnes.

Mixer les profils dans une équipe permet plus de réactivité face aux différentes situations.

La communication non violente permet de donner son ressenti sur un comportement ou un événement sans juger la personne : "lorsque tu... je ressens... or j'ai besoin de...".

Dans certaines entreprises des outils numériques permettent d'envoyer des feedbacks aux personnes, mais il peut alors manquer le contact direct qui permet une meilleure interprétation par la discussion. Ce genre d'outil complète le management en face à face mais ne doit pas le remplacer.

La charte d'équipe en début de projet permet de mettre en place les règles de communication (réunions, mails...).

Les règles adoptées par l'équipe plutôt qu'imposées sont à privilégier pour favoriser l'atteinte des objectifs du projet tout en respectant le fonctionnement des individus.

Le système de récompense peut permettre de motiver les individus mais il peut avoir un effet addictif et nécessiter de donner toujours plus pour ne pas envoyer un message négatif. Le système est à adapter aux profils et aux cultures. La première récompense à donner est la reconnaissance verbale pour tout effort ou résultat significatif (feedback positif).

La réunion de fin de projet peut permettre de féliciter devant toute l'équipe chaque membre sur sa contribution au résultat final.

 

La communication dans le travail de chef de projet

Les rituels permettent de consacrer du temps de qualité à la communication (gestion du projet ou management) sans pour autant sacrifier le temps nécessaire à la contribution individuel du chef de projet. 

La communication reste la partie la plus importante du métier et un temps conséquent doit y être consacré pour s'assurer que tout le monde a accès aux informations à jour à tout moment et ainsi limiter les blocages liés à une organisation défaillante.

Le chef de projet doit être immergé dans l'équipe sans être indispensable sur tous les sujets.

 

Vision de l'avenir

Des études montrent que les arrêts de travail sont en augmentation et que cela est lié à la perte de sens dans le travail, en particulier dans les jeunes générations.

De plus en plus de personnes cherchent à travailler en s'amusant. La communication mise en place dans un projet agit directement sur l'environnement de travail  et le bien-être des individus.

Des séances de team building basées sur des projets de bénévolat (rénover une salle de classe en équipe par exemple) apportent un sens qui donne beaucoup plus d'effet sur la cohésion de l'équipe qu'une activité de détente.

Le sens du travail prend ainsi de plus en plus d'importance par rapport à la récompense purement matérielle.

Avec les nouvelles contraintes du monde du travail, la communication en management a plutôt pour but de prévenir les burnout plutôt que de motiver à travailler plus.

L'entreprise cherche à se renouveler (avec plus ou moins de réussite) pour améliorer la communication et le respect des profils et des caractères : entreprise libérée, open space dynamique ("sans bureaux fixes"), home office, outils numériques pour les échanges, les feedbacks...

Les outils numériques sont à risques s'ils sont utilisés avec excès par rapport aux contacts directs.

Il n'y a pas de solution idéale. Le chef de projet doit s'adapter aux contextes, aux personnes, aux événements, aux périodes du projet.

 

A très bientôt lors d'un prochain événement!

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