Compte rendu de l'atelier sur l'estimation des délais

Compte rendu de l'atelier sur l'estimation des délais

L’estimation des délais, qui n’a pas été confronté à cette problématique récurrente de la gestion de projet ? Tel était l’objet de ce premier atelier organisé par la branche PMI Nord de France. Thierry Verlynde, (Directeur du master of Science Project and Programme Management & Business Development – SKEMA Business School), a eu la lourde tâche d’essayer de construire une réponse collective dans un délai qui restait tendu, d’autant plus qu’environ 30 personnes ont assisté de façon participative à cette démarche.
Comment aborder le sujet ? Rien de tel que de partir des outils de la gestion de projet pour animer cette session ainsi, quatre moments forts ont ponctué cette soirée. Le premier s’est attaché à préciser la question de base qui est « pourquoi estimer les délais » ? Face à cette nécessité, la seconde question, « quels sont les ingrédients d’une estimation des délais ?» s’est traduite par la réalisation collective d’un diagramme d’Ishikawa. Ensuite, la question de « comment estimer les délais ?» a donné lieu à la réalisation d’un WBS ad-hoc, permettant de mettre en évidence toutes les composantes à prendre en compte dans un processus d’estimation. Enfin, la séance s’est conclue sur la répartition, selon le diagramme de Pareto, des principales causes d’erreurs dans l’estimation des délais.
 
1. Pourquoi estimer les délais ?
La réponse semble simple : afin d’éviter les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. Quelques exemples viennent conforter ce fait :
  • 47% de retard sur des projets de recherche et développement,
  • Durée moyenne des projets à 3 ou 4 mois, cependant la réalité est tout autre puisque cette durée, en réel, est de l’ordre de 8 à 9 mois.
De gros écarts sont donc perceptibles. Ces écarts, outre les problèmes organisationnels qu’ils engendrent, impactent également les coûts liés au projet.
2. Les ingrédients de l’estimation des délais
Les ingrédients de l’estimation des délais sont également les principales sources d’erreurs, donc… un bon diagramme d’Ishikawa, diagramme causes / effets, permet d’estimer collectivement les composants à intégrer dans une recette d’estimation des délais. Sans en reprendre graphiquement les éléments, on peut structurer les causes de mauvaise estimation selon 6 axes :
  • Les causes managériales :
    • Les processus de décision liés :
      • 1. au chef de projet ou au directeur et au manque d’implication
      • 2. au changement de sponsor (cf. audit de projet)
      • 3. à la communication (trop ou pas assez importante pour permettre la décision)
    • Les temps de validation et d’acceptation des livrables
    • La mauvaise définition du périmètre du projet (Scope) ou le changement de cahier des charges en cours de projet
  • Les causes techniques
    • Les erreurs dans la rédaction des spécifications techniques
    • Les risques techniques
  • Les causes financières
    • Budget
    • Mauvaise estimation des marges de manœuvre
    • Politiques de Cost Killing
  • Les causes humaines
    • La résistance au changement
    • La mauvaise intégration des processus et des procédures
    • L’indisponibilité des ressources humaines (en nombre et en calendrier)
  • Les causes matérielles principalement regroupées autour des achats et des approvisionnements :
    • Rupture de stock
    • Faillite
    • Coût des matières premières
    • Rupture de contrat
  • Les causes externes et autres risques externes
    • Issues du contexte économique et des taux de change
    • L’environnement législatif
    • Les changements de standards
Ce panorama est assez large et n’est certes pas exhaustif, d’autres causes sont à retenir, comme les mauvaises estimations « base line »,… Cependant, il semble que ces axes couvrent assez bien les principales composantes d’une estimation des délais ou, de façon plus spécifique, regroupent assez bien les composantes d’une mauvaise estimation.
3. Comment mieux estimer les délais ?
La réponse à cette question s’organise en deux temps : avant le démarrage du projet et pendant l’exécution du projet. La méthode la plus appropriée pour comprendre et identifier les différentes composantes d’une estimation des délais est la construction d’une WBS
Avant le démarrage : La planification
Durant la phase d’ingénierie du projet, l’estimation des délais prend en compte 5 dimensions qu’il importe de détailler :
  • Le contenu du projet (scope)
    • Le besoin
    • Les critères d’acceptation
    • Le WBS du projet (en accord avec l’expert du lot de tâches)
    • La complétude des tâches du WBS (principe du In/Out)
  • Les risques (gestion des risques). Quand le contenu est défini, il faut passer à l’analyse des risques de réalisation des tâches ou des lots de tâches.
    • Analyse quantitative (part de l’expérience de l’entreprise ou des salariés)
    • Estimation 3 points (optimiste, probable, pessimiste), afin d’intégrer les risques liés à la tâche dans l’estimation de la durée
    • Distribution de probabilité
  • La gestion du temps
    • Tâches (logique d’agencement et l’existence de liens entre les tâches, au moins un prédécesseur et un successeur par tâche)
    • Le chemin critique
    • Le référentiel de base (baseline)
    • Jalons et acceptation de ceux-ci
  • Les ressources humaines
    • La mise à disposition (cf. calendrier)
    • la sur utilisation des ressources humaines, répartition dans le temps et lissage
  • Les approvisionnements
    • Faire ou faire faire
    • Spécifications techniques
    • les contraintes de marché (libre ou non)
La phase de réalisation : exécution et pilotage
Pour ce qui concerne la phase d’exécution, 5 dimensions participent de la bonne gestion du temps :
  • La configuration ou le référentiel de base
    • Le contenu avec la gestion des modifications (qualité des modifications et de l’acceptation)
    • Temps (durée plus longue que prévu)
    • Coûts, avec analyse des variances ou des écarts (réévaluation des risques et prises de décision)
  • La réception des différents livrables ou l’acceptation finale
    • critère d’acceptation des différentes parties-prenantes
    • Durée du processus de validation et d’acceptation
  • Les points d’action (minutes du COPIL)
    • ce qui est écrit dans les minutes des COPIL et qui doit être intégré au planning. Si cela n’est pas pris en compte, il y a un danger qu’une partie-prenante positive se rebelle et devienne une partie-prenante négative
  • La résistance au changement
    • Intégration, ou non, dans le WBS (analyse des parties prenantes), surtout s’il s’agit d’un projet interne
    • Le choix de gérer le changement en interne ou par un prestataire externe est à considérer
  • Les achats
    • Prix des matières premières et taux de change
    • Problématique d’interprétation des contrats (assurer les rôles de chacun)
    • Faillite des fournisseurs et effets sur le planning
A partir de ces informations, on constate que l’estimation des délais est une démarche qu’il ne faut pas sous-estimer… même si cela prend du temps,… mais, comme dirait Abraham Lincoln, "Si j’ai 6 heures pour couper un arbre, j’en prends 5 pour affûter ma hache"...
4. Les priorités à prendre en compte
L’animateur nous fait part de ses propres estimations concernant la répartition des sources d’erreurs en matière d’estimation des délais. Cette présentation est réalisée en s’appuyant sur le fameux diagramme de Pareto et prend en compte les deux moments du projet : La planification et l’exécution. Pendant la planification, la répartition des sources d’erreurs en matière d’estimation des délais est la suivante :
Contenu 40%
Risque 25%
Planning 15%
  80%
 
Approvisionnement 10%
Autres 10%
  20%
Pendant l’exécution, la répartition des sources d’erreurs en matière d’estimation des délais est la suivante :
Configuration 40%
Démarrage 25%
Achats 15%
  80%
 
"Issue log" 10%
Autres 10%
  20%
Conclusion
La réunion s’est terminée par un échange entre participants et experts sur les pratiques de chacun. Quelques points importants sont à relever :
  • ne pas oublier l’effet Padding, à savoir, chacun se protège en surestimant les délais afin de ne pas être pris en défaut,
  • Les surcoûts liés à l’effet Padding peuvent limiter le nombre de projets à développer par ou dans l’entreprise,
  • Dans les domaines de la R&D et des technologies de l’information, l’effet Padding est plutôt inversé, on a tendance à sous estimer les délais … ce qui implique la loi du : *2 par rapport aux estimations initiales.
Thierry Verlynde PMP, CMMi V1.2 Contributeur du PMBOK® et du standard sur la gestion de portefeuille (2008) Directeur du Master of Science Project and Program Management & Business Development – SKEMA Business School

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