Pole de Lyon : Atelier sur Agilité, Agilité à l'échelle

Logo Pole LyonnaisLe 1er avril dernier, l’équipe lyonnaise du PMI France, en partenariat avec l’IPI, a accueilli 80 personnes pour une soirée « Ateliers » autour des thèmes de l’Agilité et du Lean : 

« Venez partager un jeu sur l'agilité, l'agilité à l'échelle ou le Lean »
 

Quoi de plus puissant que le jeu pour apprendre ? Quoi de plus pertinent qu’un serious game pour transposer les problématiques de l’entreprise et les traiter efficacement ?

C’est dans cet esprit que 3 jeux différents ont été proposés aux participants, chacun animé par un coach professionnel. Les ateliers ont duré un peu plus d’une heure, suivi de 15 minutes de débriefing et échanges autour de l’expérience vécue.

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The Beer Game – animé par Matthieu Lecoupeau : Coach agile, passionné de SeriousGames, Matthieu accompagne des organisations dans l'animation d'équipes Agile. Il est certifié SAFe et Scrum Master, membre du bureau du CARA, de l'Agilité en dehors de l'IT.

  • Pour ce jeu sur le LEAN, 2 équipes en parallèle ont été embarquées dans une chaine d’approvisionnement en bière ! Cette chaine a été simulée avec les 4 postes suivants : le fournisseur, le grossiste, le distributeur et enfin le détaillant.
  • Chaque « semaine » (= des rounds), le client (ici l’animateur) soumettait une nouvelle commande au détaillant qui lui-même décidait du volume à commander au grossiste, etc…
  • A chaque poste il fallait alors commander, ou produire, une quantité suffisante pour satisfaire la demande tout en maintenant un stock bas (pour diminuer les coûts) … sans avoir d’autres informations que la commande du poste précédent !
  • Seulement 2 rounds ont pu être complété, mais ils ont déjà permis de sentir venir l’effet « coup de fouet », c’est-à-dire une augmentation des commandes à chaque poste, et ce, malgré des commandes client assez homogènes.
  • Une autre conséquence de ce type d’organisation est un faible niveau de service (car les commandes sont satisfaites tardivement), puis des niveaux de stocks et donc des coûts élevés ensuite. 


Quand plusieurs semaines sont simulées, le Beer Game permet ainsi de montrer les effets dévastateurs des organisations très cloisonnées. Chaque petite fluctuation de la demande initiale crée et amplifie le désordre dans toute la chaine logistique et implique donc une vraie perte de valeur. Pour lisser les flux, satisfaire son client et maintenir des coûts de fonctionnement bas, il faut être en mesure de faire des prédictions. Et pour cela, il est primordial de chercher à mieux comprendre le fonctionnement des maillons en amont et en aval, et à établir une réelle collaboration.

C’est cela être LEAN : remettre la valeur au centre du jeu et bousculer les « cloisons » pour éviter tout gaspillage.

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Le Jardinier Agile – animé par Frank Ortega . De formation ITIL et Agile, Franck accompagne et forme les organisations dans leurs transformations. Il est également membre du bureau du CARA.

  • Pour ce jeu « découverte de l’Agilité », nous avons eu 4 équipes en parallèle qui avaient pour but d’aménager un jardin communautaire où les habitants allaient pouvoir se retrouver et s’adonner au jardinage.
  • Au menu (=backlog) : faire construire un puits, une cabane de jardin, des jeux pour enfants, une clôture, des allées et même des toilettes sèches ! Chaque réalisation avait 2 indices associés : la complexité (=l’indice d’effort) et la popularité auprès des villageois (=valeur métier).
  • Dans chaque équipe, un product owner devait définir et planifier la liste des tâches à réaliser chaque semaine (=sprint). Pour cela, il fallait s’appuyer sur un calcul de rentabilité (le produit Valeur x Complexité) et arbitrer les réalisations en fonction de la capacité des jardiniers (=vélocité).
  • Mais tout ne s’est pas déroulé aussi simplement ! Des évènements sont venus modifier la donne chaque semaine : augmentation de la vélocité des jardiniers qui implique d’ajouter un produit à la dernière minute, ou insatisfaction sur l’un des produits livré (le trou en forme de cœur dans la porte des toilettes est bien mignon, mais on voit la tête de l’occupant !). A chaque fois il a fallu estimer la plus-value de la demande et évaluer la rentabilité pour s’autoriser ou non à modifier la liste des tâches du sprint, et si oui dans quelle mesure
  • Seuls 3 sprints sur les 5 que l’on compte habituellement sur ce type de jeu ont pu être réalisé. Toutefois, ils ont déjà permis à tous d’appréhender l’agilité (versus les projets de type "Waterfall") et de vivre le fonctionnement d’un projet agile, avec le vocabulaire associé et le rôle clef du Product Owner.

C’est là même l’essence de l’agilité : s’adapter et faire évoluer le backlog sur la base des retours utilisateurs afin de garantir que le produit final répondra exactement à leurs attentes. Ces bouleversements ont également permis de mettre en relief le rôle du product owner : faire les bons choix grâce à une bonne appréhension du besoin client, s’avoir remettre en cause la planification et porter ces choix auprès de l’équipe Agile.

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Lego4DevOps – animé par Jean Yves KleinCoach agile, certifié PMP, SAFe et Scrum Master Jean-Yves accompagne les organisations dans leurs méthodes et outils. Il a accompagné vers l'agilité des équipes IT, Ops, Marketing, électronique, juridique. Il est également Membre du bureau du CARA, de l'Agilité en dehors de l'IT et d'OpenSeriousGames France.

  • Dans ce dernier jeu, l’enjeu était à la fois d’expérimenter un projet Agile mais également d’avoir une introduction au DevOps et à SAFe, c’est-à-dire un framework pour coordonner plusieurs équipes Agiles.
  • Le but du jeu était alors de construire la ville de Paris… en LEGO® ! Pour cela, il y avait 1 équipe d'Ops (chargée de la mise en production) et 4 équipes de développeurs (chargées de la construction).
  • Dans ces dernières, 2 rôles clés ont été identifiés : un Product Owner : pour faire le lien avec le client (=connaitre le besoin), coordonner les travaux avec les autres product owners et donner les instructions à son équipe et un Scrum Master : pour faciliter les travaux à réaliser par l’équipe (coordination à l’intérieur de l’équipe mais également apporteur de solutions externes)

Le défi était lancé : c’est bien connu, Paris ne s’est pas faite en un jour, et pourtant là, il fallait malgré tout livrer les bâtiments les plus emblématiques de Paris, en une heure et avec un stock de briques multicolores limité !

L’enjeu était de taille, il fallait respecter une échelle donnée, les couleurs et bien entendu la forme des bâtiments. Attention à ne pas livrer 2 fois le même édifice, un pont plus grand que la Tour Montparnasse ou encore une tour Eiffel à 3 pieds !

  • Après le 1er sprint, le bilan était mitigé : certains bâtiments n’ont pu être livrés ou ont été mal construit par manque de ressources LEGO ou une absence de coordination. Le client (joué par l’animateur Jean Yves) a refusé une partie des livraisons. Il a alors été questionné pour que les product owners sachent prioriser les différents critères (négociation sur la couleur mais strict sur la taille).
  • Dès ce premier bilan les équipes ont également compris l’importance de collaborer ensemble pour parvenir au but global du client : construire Paris. Ce sont les scrum masters de chaque équipe qui ont décidé d'organiser une négociation des précieuses briques pour que chaque équipe ait les ressources correctes pour avancer.
  • Dès lors, le 2ème sprint s’est avéré bien plus efficace et 95% du bakclog a pu être réalisé : la Tour Eiffel a notamment retrouvé sa forme emblématique et de nouveaux bâtiments ont pu être déposés sur le plan de Paris.

En 2 sprints, les participants ont pu expérimenter l’importance de 2 facteurs clés :

  • les échanges réguliers avec le client pour une bonne compréhension du besoin, la hiérarchisation de ses critères et la négociation éventuelle
  • la nécessité de collaborer entre les équipes plutôt que de chercher à se concurrencer. Cette collaboration s’est faite via 2 rôles clés : via les Product Owners pour se répartir le backlog et via les scrum masters qui ont négociés les précieuses briques entre eux pour faciliter les réalisations de leurs équipes respectives.
  • Ce jeu a notamment permis d’appréhender les difficultés d’une organisation avec plusieurs équipes agiles : Alignement, Transparence, Communication et Amélioration Continue ont été les clef de la réussite.

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En ce soir du 1er avril, date toute trouvée, le jeu était de mise ! C’est donc dans une ambiance conviviale et détendue que chaque participant a pu vivre le déroulement de projets différents et ludiques. Débutant ou expert en Lean ou Agilité, chacun est reparti avec une expérience nouvelle, un enrichissement personnel et professionnel. 

Découvrez l'interview de Jean Yves Kleinhttps://www.youtube.com/watch?v=h-E165RTnWo

Pour aller plus loin : https://www.pmi.org/learning/library/new-reality-agile-pm-6765
les Open serious Games https://openseriousgames.org/
L'agilité en dehors de l'IT https://www.meetup.com/fr-FR/Agilite-hors-IT/
Le CARA http://agilelyon.fr/   et  https://www.meetup.com/fr-FR/CARA-Lyon/

Sandrine Wolters,  Chef de Projet de l'évènement  

Monique Bonilauri, Directrice de la Communication 

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