Forum 2019 - Outils collaboratifs : la clé d’une équipe projet plus efficace

pmi logo forum 2019 quadri 01

Retour sur "Outils collaboratifs : la clé d’une équipe projet plus efficace" par  Emmanuel Chenevier et Vincent Lévêque (CEGOS )

Session parallèle 1 du forum PMI France 2019

 

 LIEN vers la présentation

CEGOS s’est lancé dans un challenge intéressant : organiser un atelier interactif sur les outils collaboratifs, avec 2 animateurs : l’un en présentiel (Emmanuel Chenevier), l’autre sur Skype (Vincent Lévêque), le tout dans un temps très restreint.

Pour rappel, CegoImage1s forme 250 000 personnes par an dont environ 6 000 en management de projet. Ces formations portent sur les 3 dimensions du triangle du PMI.

L’objectif de cet atelier était de découvrir quels outils pouvaient être utilisés pour répondre aux besoins correspondant aux différentes phase d’un projet.

 Image2

Grâce à des QR codes, chacun a pu participer et indiquer les outils qu’il utilise habituellement. En très peu de temps, nous avons ainsi pu découvrir un grand nombre d’outils utilisés par les autres chefs de projet.

Le support de l’atelier, qui vous permettra d’accéder aux outils utilisés en séance (et donc aux contributions des participants), est disponible sur ce mur collaboratif : https://padlet.com/cegosstudio/gulsevmnoeio

  • Phase d’initialisation :Initialisation

Lors de cette étape, il peut être important d’inviter les membres de l’équipe projet à s’exprimer et réfléchir ensemble. Le brainstorming peut être réalisé via des outils digitaux pour collaborer comme des nuages de mots, des murs collaboratifs Padlet...

 

 

  • Phase de préparation/ planification (2) :

Prparation1Cette phase permet de constituer l’équipe projet, qu’elle soit réunie physiquement ou en partie à distance.

Voici 3 bonnes pratiques pour optimiser l’utilisation des outils de constitution des équipes :

  • Kill the mail” : suppression des e-mails au sein de l’équipe projet (toutes les informations passent par l’outil)
  • Kill the hard disk” : tous les documents sont stockés dans l’outil (sauf ceux qui seraient très sensibles ou confidentiels éventuellement)
  • Limiter le nombre d’outils (3 ou 4 maximum par projet, pour que cela reste gérable) et veiller bien sûr à former toute l’équipe projet à leur utilisation.

En ce qui concerne les outils de planification de projet, les outils classiques ne permettent généralement pas un partage avec toutes les personnes au sein et autour du projet puisqu’il faut détenir une licence. Certains outils, comme Bubble Plan, permettent de réaliser la planification de manière collaborative en combinant des fonctionnalités de type GANTT et une approche « kanban » (tâches en cours / tâches réalisées / tâches à réaliser à chaque sprint) pour les projets agiles.

 

  • Phase d’exécution

ExcutionLes outils virtuels sont déjà régulièrement utilisés pour animer des réunions ou ateliers quand certains participants sont à distance.

Un autre usage se développe : les utiliser également quand tous les participants sont présents physiquement. Chacune de connecte alors à l’outil virtuel pour collaborer sur un document, valider des décisions, donner son avis…

Cela présente 4 avantages :

  • Gain d’attention : les participants sont alors moins tentés de faire autre chose pendant la réunion)
  • Gain de productivité : tout le monde a accès au même document en même temps
  • Gain de confidentialité : les prises de décision sont réalisées via un vote électronique ce qui permet de voter anonymement et en limitant considérablement les biais d’influence
  • Gain de flexibilité : on créé un réflexe qui permet de gérer les réunions de manière similaire quand un ou plusieurs participants sont à distance (déplacement, télétravail) même s’ils préviennent tardivement.

 

  • Phase de clôture

CltureLors de cette étape, au-delà de la livraison du projet, on réalise généralement un retour d’expérience avec les membres de l’équipe projet.

Pour soumettre et illustrer ses idées, les compiler et choisir les plus pertinentes, il est là aussi souvent utile de recourir à des outils collaboratifs de type Google Form, Sentimy…

 

  

 LIEN vers la présentation

Rédacteur :  Morgane Mlynarczyk (volontaire PMI)

LIEN vers les ressources du forum PMI 2019

Partenaires Nationaux Diamants

Partenaires Nationaux Rubis

Partenaires Nationaux Saphir

Partenaires Nationaux Emeraude

Partenaires Rhône-Alpes