Forum 2019 - La Facilitation en Intelligence Collective et la Gamification, leviers de succès des projets de transformation digitale

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La Facilitation en Intelligence Collective et la Gamification, leviers de succès des projets de transformation digitale par Lamia Moussaoui

Session parallèle 2 du forum PMI France 2019

 

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LamiaLamia Moussaoui, diplômée de l’école SKEMA  Business School (et formatrice et coach en management de projets au sein de l’école), travaille actuellement comme Change Maker & Value-driven approach Program Manager à la Société Générale Corporate and Investment Bank. Elle est également Directrice des programmes pour le PMI France.

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Constat de départ

Le processus de transformation évolue et le monde se transforme en continu sans plus aucun état stable intermédiaire

Auparavant, c’était un processus progressif, généralement sans rupture et sur une échelle de temps suffisamment longue pour préparer la transition (image de la chrysalide qui devient papillon). Depuis, nous sommes passés à une succession de cycles et d’itérations généralement courts, des fois sans rapport les uns avec les autres (image de poissons rouges sautant d’un bocal à l’autre entre différents bocaux) et les individus et les organisations se transforment à des vitesses différentes (pionniers vs followers).

La transformation de nos organisations est devenue indispensable pour s’adapter à ce monde VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous) et constitue le nouveau terrain de jeu du chef de projet du 21ème siècle avec de forts enjeux de transformation digitale de création de valeur.

Pour réussir cette transformation qui passe aussi par une transformation des organisations, il est capital de placer l’humain au centre de cette transformation et de faire émerger l’intelligence collective

Le chef de projet endosse ainsi un rôle de facilitateur (cf.matrice) qui est différent des rôles de consultant, de coach ou de formateur.

Pour assurer le résultat de sa facilitation, il doit assurer les conditions permettant l’émergence de l’intelligence collective (l’écoute, la bienveillance, l’empathie, la créativité et empêcher l’auto-censure)

En termes de modalités d’animation, elles peuvent être physique et/ou digitale et on chacune des avantages et des inconvénients (cross-fertilization, émulation, captation de la communication non-verbale mais aussi risques de ne pas embarquer tous les participants ou de créer de la frustration en cas de non-colocalisation en cas de dispositif d’animation en digital non-adapté par exemple).  

La Gamification et la co-construction par le jeu est aussi un levier à disposition du chef de projet et favorise l’esprit de co-création, la créativité mais également l’ancrage des savoirs. L’humain est fait pour jouer et les neurosciences permettent de prouver que nous apprenons plus en jouant que par la théorie.  

Le chef de projet peut activer différentes techniques de facilitation :

  • Des brainstormings classiques/ des sessions d’idéation ;
  • Des Innovation Games : Luke Hoffman, co-fondateur et CEO de la société Conteneo a écrit plusieurs ouvrages dont « Innovation Games: Creating Breakthrough Products Through Collaborative Play: Creating Breakthrough Products and Services» dans lequel il décrit 13 jeux de base et leurs spécificités en fonction de l’objectif recherché. Vous avez la présentation de tous les jeux sur le site innovationgames.com ainsi qu’un blog avec différents REX d’entreprises ;
  • Des ateliers en Design Thinking : Personaes et Empathy Map, Value Proposition Canvas, Ateliers Prototypages et Test & Learn, les parcours utilisateurs, les points de contacts, tous ces outils peuvent commencer avec la méthode des 5 pourquoi pour aider à définir le besoin réel du projet et à challenger son importance mais aussi identifier les causes fondamentales d’un problème afin de pouvoir proposer des solutions pertinentes et définitives. L’itération 5 fois de la question pourquoi permet d’atteindre la racine de la problématique.

Cette technique peut aussi être complétée en posant les questions QQOQCP : Qui, Quoi, Ou, Quand, Comment, Pourquoi ?

  • Des ateliers de Design Sprint : méthode issue de différentes approches centrées utilisateurs et démarche permettant de cadrer toute initiative en 5 jours appliquée au sein des GAFA en particulier Google ;

 

La liste est infinie et on peut même créer ses propres jeux (Cf. Livre Game Storming), ce qui assure la réussite de la facilitation et permet de délivrer du résultat concret et exploitable et d’assurer une vraie valeur ajoutée, c’est la force du cadrage et la qualité du casting des participants à ces ateliers.  

Un point essentiel, ne jamais oublier la ligne directrice de l’atelier et Pourquoi on le fait.

Les bienfaits de ces démarches sont multiples est permettent de faire matcher trois critères : la désirabilité humaine, la viabilité business et la faisabilité technique (quelque soit la solution même non IT)  

 

Présentation d’un cas pratique le Speedboat (Innovation Games)

Lamia Speedboat

Ce jeu très efficace permet d’aligner les participants sur une vision commune (à moins de 2 ans) sur les moyens d’y arriver, et permet de développer le story telling associée à cette vision.

 

La métaphore de ce jeu est constituée des éléments suivants :

a. le bateau, sur lequel sont tous les participants (« on est tous dans le même bateau »,

b.pour atteindre une île(la cible, la vision),

Malgré

c.les rochers (points bloquants),

d.les ancresqui ralentissent le bateau (points d’irritation),

 

Mais grâce à l’aide

e. de vents porteurs qui permettent de progresser plus rapidement (facteurs clefs du succès)

Le facilitateur va driver les participants pour libérer la parole et faire en sorte que tous les membres du groupe s’expriment via des post-it. Les idées et points générés mais sans lien direct avec le sujet de l’atelier seront notés et stockés dans un parking lot afin de ne pas générer de frustration ni de prendre le risque de faire s’éparpiller le groupe. L’écoute est primordiale.

En cas de groupe de plus de 10-15 utilisateurs, on peut faire des sous-groupes et assurer une restitution croisée pour partager. Limiter chaque item à 3-4 post-it par participant permettra d’éviter une énumération trop longue et d’avoir trop de redondances entre les participants. Au fur et à mesure des partage, le facilitateur créé des regroupements par grandes thématiques et valide le consensus à la fin de chaque itération.

L’animateur propose une restitution une fois les idées doublons enlevées, les clarifications sémantiques réalisées, les idées nouvelles rajoutées et les regroupements réalisés.

A l’issue de cette séance :

  • les acteurs seront alignés sur la vision,
  • les points bloquants identifiés,
  • les leviers de réussite identifiés.

Les idées/actions sont ensuite transposées dans un backlog et on associe souvent cet atelier à un atelier de priorisation pour co-construire la feuille de route réelle pour y arriver.

Les sponsors et toutes les parties prenantes du projet doivent être impliquées dans le jeu.

 

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Rédacteur :  Sabine Machenaud (volontaire PMI)

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