Décider, c’est gagner !

pratiques management projetSavoir prendre des décisions est l’une des compétences que doit posséder un manager de projet. Et surtout pendant la phase de démarrage car l’incertitude est élevée. C’est à ce moment que de nombreuses décisions structurantes se prennent. Le pilote de projet, doit identifier les parties prenantes pour recueillir les exigences et définir le besoin exact. De nombreuses réunions sont souvent menées pour mettre tout le monde d’accord. Ainsi piloter le lancement d’un projet est régulièrement synonyme d’obtenir le consensus auprès des parties prenantes. Cela nécessite alors de mettre en place un processus clair de prise de décision.

Vincent Drecq, PMP®, Fondateur du cabinet ConseilOrga, nous en dit plus dans cet interview.

Peut-on définir ce qu’est une bonne décision ?

On pourrait caractériser les décisions selon 4 critères : la fiabilité, la crédibilité, la mise en œuvre et la rapidité.

  • La fiabilité (de la décision) porte plutôt sur le processus de prise de décision. Il doit être basé sur un système valable et reconnu de tous. Le code de déontologie du PMI® nous rappelle que nous devons faire preuve de transparence dans notre processus de prise de décision.
  • La crédibilité vise l’adhésion et la confiance des acteurs dans cette décision (i.e. non remise en cause). La décision est à la hauteur de l'importance de la situation ou en accord avec les attentes des acteurs en jeu.
  • La mise en œuvre s’assure que le système ou l'organisation est capable de transformer la décision prise dans les faits. On pourra alors vérifier l'application de la décision par des éléments concrets, mesurables et factuels.
  • La rapidité favorise une prise décision au bon moment pour permettre de répondre aux besoins d'urgence de la situation.

Quand nous menons des projets, tentons de garder en tête ces 4 éléments lors de la rédaction du plan de management de projet ou pour définir la gouvernance projet, ou simplement pendant l’animation d’un comité projet ou de pilotage, …

Piloter un projet, c’est courir après le temps, mais …

Cependant accordez-vous du temps pour décider et mesurer les conséquences de cet acte sur l’environnement et sur les gens. Evitez de vous laisser acculer à une décision qui vous engage dans une impasse. Il est nécessaire de vous réapproprier la décision, sortez d’une posture passive pour vous rendre acteur de la solution. Professionnellement, il est souvent nécessaire pour cela d’anticiper les situations puis de savoir estimer et planifier les actions. Prenez conseil autour de vous sans vous en remettre aux autres (développez votre capacité d’écoute active et maintenez un climat favorable à ces échanges). Enfin, une décision claire même douloureuse vaut toujours mieux qu’aucune décision.

Il est parfois difficile de rationaliser certaine décision, l’intuition est fréquemment notre alliée la plus précieuse.  Quand une décision est prise, évitez de la remettre sans cesse en cause.

Durant un projet, nous sommes constamment confrontés à des sollicitations externes. Sans une vigilance accrue, nous finissons par réaliser des activités de moindre importance et répondons aux urgences de nos collaborateurs ou responsables. L’ordre de réalisation des tâches que nous menons a une influence sur l’ensemble de nos activités car notre capacité (volume de temps disponible) est limitée quotidiennement. Il nous est impossible de faire tout ce que nous voudrions. Il faut donc savoir distinguer l'urgent de l'important.

Comme je le propose dans mon livre, on peut s'inspirer de la technique d'Eisenhower. Il classait les activités et tâches à réaliser selon deux axes :

  1. Est-ce que la tâche est importante ?
  2. Est-ce qu’elle est urgente ?

Ainsi les tâches d'importance et d'urgence élevées sont considérées comme critiques donc à traiter tout de suite. Puis les tâches d'importance élevée et d'urgence faible sont des tâches prioritaires à réaliser en second lieu, etc.

En management de projet, nous sommes souvent débordés, cet état d'esprit nous permet de clarifier nos véritables priorités et ainsi faciliter notre prise de décision. Nous évitons alors de vivre avec une certaine culpabilité de ne pas savoir tout réaliser.

Décider or not décider ?

Les décisions ne sont pas toutes de même type. Nous prenons sans cesse des décisions dans notre vie personnelle et professionnelle. Il y a de grandes décisions : Changer de métier, lancer un investissement important et des décisions quotidiennes : les réponses à apporter, les tâches à mener. Très souvent nous décidons et agissons sans vraiment réfléchir. Il est important de vérifier que nos actions et décisions sont toujours en accord avec nos valeurs, nos objectifs personnels et professionnels et celles de notre entreprise.

Nous sommes tous confrontés à l'inquiétude relative aux conséquences de nos décisions. La recherche de la certitude nous bloque alors dans notre processus de décision. Nous devons alors nous résoudre à accepter une part d'incertitude dans cette démarche, sous peine d’être incapables de décider ou d'agir.

Certes, prendre une décision ferme des portes (restreint le champ des possibles) et parallèlement à cela ouvre une voie vers un avenir. Croire que la non-décision est préférable est une erreur car elle fige la situation et use nos partenaires. L’analyse multicritères, les techniques de choix en groupe peuvent nous aider dans cette tâche. Choisir une voie permet ensuite de focaliser toute son énergie sur un point, et évite la fatigue à maintenir plusieurs solutions. J’entends souvent : « Décider c’est renoncer ». J’ajoute à cette phrase « et progresser dans la voie choisie ! ».

Dans nos projets, nous devons expliquer tout cela à nos managers pour éviter de maintenir trop de scenarii au risque d’user les équipes projet.

Enfin, le perfectionnisme freine la décision. On dispose rarement de toutes les données et de tous les éléments pour envisager toutes les éventualités, cela est d’autant plus vrai sur un projet. Il faut accepter l'incertitude et la peur de se tromper. Une part de risques existe toujours, nous avons le droit à l’erreur en somme, et la gestion de risque est là pour nous soutenir.

Finalement, prendre une décision, ce n’est pas si compliqué !

Pour finir, je vous donne deux conseils :

  • Faciliter la prise de décision passe par une bonne connaissance de ses propres objectifs, ses propres attentes. Ainsi on évite de décider ou d’agir seulement en fonction de ce que les autres attendent de nous. Il est donc nécessaire d’avoir des objectifs définis pour bien décider.
  • Même si Georges Clémenceau disait : "Pour prendre une décision, il faut être un nombre impair de personnes, et trois c'est déjà trop.", je reste convaincu qu'une bonne décision passe par le collectif, l'obtention d’un consensus est souvent nécessaire.

A vous de décider maintenant,…

Vincent Drecq, PMP®
Fondateur du cabinet ConseilOrga
Auteur du livre « Pratiques de management de projet, 40 outils et techniques pour prendre la bonne décision », aux éditions DUNOD

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