Que d’effervescence lors du dernier PM Café organisé par le PMI Midi-Pyrénées le mardi 17 juin ? Au programme : « Comment animer efficacement une communauté de Gestion de Projet (ou en anglais Community of Practices) ? »

De nombreux moments d’échanges enrichissants ont ponctué cette fin d’après-midi sur cette thématique plus complexe qu’il n’y parait. Voici un aperçu des questions posées et des éléments de réponses :

Comment définir les objectifs et la raison d’être de la Communauté de pratique ?
Pour lancer une communauté, identifiez les défis concrets que les chefs de projet rencontrent. Les objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporellement définis). La raison d'être doit être une vision inspirante et partagée, comme "devenir un accélérateur de l'excellence en gestion de projet".

Comment garder les participants motivés et dynamiser les échanges ?
Variez les formats : organisez des ateliers de co-création, des retours d'expérience, et des sessions de partage avec la communauté. L’animation ou mieux encore la co-animation par des personnes dédiées et compétentes est la clé pour impliquer les membres dans la vie de la communauté et permet d’enrichir les approches et apporte un soutien renforcé, et permet de partager la charge.

Quels outils et méthodes utiliser pour animer sa communauté ?
Utilisez des outils collaboratifs (messageries instantanées de groupe) pour les échanges quotidiens. Mettez en place une base de connaissances partagée (ex: Google drive…) et utilisez des plateformes de sondages (ex: Google form) pour des retours sur les sessions ou obtenir des avis sur une thématique précise. Pour des sessions interactives et collaborative, des outils comme Klaxoon sont très adaptés et efficaces.
 

Difficultés fréquemment rencontrées et comment les contourner
Le risque principal est l'essoufflement après le lancement. Un levier pour le contourner serait de définir un calendrier d'événements réguliers et variés. 
Une autre difficulté est le manque d'engagement : impliquez un maximum de membres en leur confiant des missions (travailler sur une problématique, organiser un événement).

Comment mesurer l’efficacité et l’impact ?
Mesurez l'efficacité en suivant le taux de participation aux événements et le niveau de satisfaction des membres via des enquêtes régulières. L'impact peut se mesurer par l'évolution des compétences des membres et l'amélioration des indicateurs de performance de leurs projets (« on time, on cost, on quality » par exemple).

Le prochain PM Café aura lieu courant octobre, tenez-vous prêt(e), les places partent très vite !!!