Le travail en équipe virtuelle (i.e. non colocalisée) est indépendant du télétravail mais le télétravail continu que nous vivons actuellement a intensifié ce mode de fonctionnement.

Nous souhaitons ici partager en toute humilité nos expériences et suggestions mais la liste n’est pas exhaustive.

La préparation de la réunion

Avant la réunion, il est important de :

• Fournir l’agenda et les documents associés
• Fournir un pont téléphonique et un outil de partage de documents et préciser si on peut appeler ou pas du PC
• Préciser si la vidéo sera utilisée : c’est recommandé mais parfois très consommateur de bande passante
• Définir la langue de la réunion
• Informer de l’outil qui sera utilisé et confirmer si les participants le maîtrisent ou pas
• Tester avant la réunion l’outil

Le début de la réunion :

Le début de la réunion est primordial pour la réussite de la réunion :

• Les rôles, fonctions des uns et des autres mais la liste doit être affichée à l’écran surtout dans un contexte international (cf. la dimension interculturelle)
• Préciser la durée de la réunion et l’objectif
• Si les documents présentés seront partagés ou pas
• Expliciter les règles de fonctionnement : pas de double appel sinon la musique d’attente empêche les autres de continuer, se mettre en ‘mute’ si on se trouve dans un environnement bruyant, dire son prénom avant de parler : par exemple, je travaille dans un milieu très masculin et il m’est difficile dans les réunions parfois d’identifier les voix

Une idée: Commencez la réunion avec une photo d’un lieu partagé par un des participants pour un voyage virtuel.

Pendant la réunion :

• Si c’est possible, il est bon d’écrire ce qui est décidé ou les informations importantes afin que les incompréhensions soient dissipées pendant la réunion
• Marquer les points d’action et les porteurs de l’action ainsi que le planning sont à écrire
• Il est encore plus important dans les réunions virtuelles de désamorcer les conflits

Conclusion de la réunion :

• Revoir les points d’action
• Définir les prochaines étapes

Après la réunion :

• Envoyer le compte-rendu et les documents promis après la réunion

Dimensions interculturelles

Les équipes projet sont de plus en plus internationales et la langue anglaise est la langue utilisée même si elle n’est pas la langue native des participants parfois.

Quelques conseils si vous avez des réunions avec des collaborateurs asiatiques :

• Du fait des accents différents en anglais et aussi d’un ‘complexe’ parfois infondé de certains asiatiques à ne pas bien parler anglais, écrire tout, absolument tout
• Parler plus lentement en anglais et répéter le plus souvent possible
• Demander régulièrement confirmation si tout était bien compris
• L’humour doit être manié avec précaution car les expressions idiomatiques ou les jeux de mots ne se traduisent pas systématiquement
• En fonction des pays, la connexion internet peut être plus lente : Attendre quelques minutes et appeler directement le ou les interlocuteurs
• S’il y a un problème de fonctionnement, organiser un point dédié pour parler ouvertement des problèmes rencontrés et poser des questions avec empathie
• La réunion peut commencer 5 ou dix minutes en retard, ou 5 minutes en avance donc il faut développer une tolérance au temps : bien sûr cela peut être le cas dans des réunions physiques mais une partie du groupe peut aller prendre un café ensemble et donc le sentiment d’attente (et pour certains de perte de temps) est moins perceptible

Compétences pour les réunions virtuelles internationales :

• L’organisation et la rigueur
• L’empathie
• La capacité d’écoute est importante, surtout si on travaille avec des personnes qui n’osent pas poser des questions : un changement de voix, une hésitation sont des indications à percevoir
• Les compétences interculturelles comme citées ci-dessous

La pratique et l’analyse de vos réunions vous aideront à perfectionner l’art de la gestion des réunions virtuelles !

Yasmina, pour l'équipe MarCom